La Procedura

Durata e attivazione della procedura.
Il procedimento di mediazione ha una durata non superiore a quattro mesi, salva diversa volontà delle parti.
La procedura di mediazione si attiva attraverso il deposito di una domanda di mediazione contenente parti, oggetto e ragioni della pretesa, presso la Segreteria dell’Organismo. Le spese di avvio del procedimento, a valere sull’indennità complessiva, sono dovute da ciascuna parte : dall’istante - al momento del deposito della domanda di mediazione, e dalla parte chiamata alla mediazione - al momento della sua adesione al procedimento.
In caso di più domande relative alla stessa controversia, la mediazione si svolge davanti all’Organismo presso il quale è stata presentata la prima domanda. Per determinare il tempo della domanda si ha riguardo alla data della ricezione della comunicazione. Le parti possono depositare o inviare contemporaneamente domande di mediazione singole o congiunte anche nei confronti di più soggetti.

L’istanza può anche essere redatta su carta libera, purché contenente i seguenti elementi

1. nome dell’Organismo;
2. dati identificativi di tutte le parti coinvolte e recapiti a cui inviare le comunicazioni, compresi quelli telefonici, di telefax e quelli eventuali di posta elettronica certificata;
3. oggetto della domanda con indicazione della materia e della la sommaria descrizione dei fatti e delle questioni controverse;
4. dati identificativi di colui che eventualmente parteciperà e/o rappresenterà la parte nel procedimento, con attestazione scritta del relativo potere;
5. indicazione del valore della controversia sulla base dei criteri indicati nel Codice di Procedura Civile;
6. dichiarazione di accettazione del Regolamento

All'atto della presentazione della domanda di mediazione, il Responsabile designa entro 3 giorni dal deposito della domanda presso la segreteria dell’organismo, un mediatore, secondo un criterio di rotazione contemperato da un criterio di specializzazione, secondo la specifica competenza in materia, disponibilità e esperienza in mediazione. Le parti possono individuare congiuntamente il mediatore tra i nominativi inseriti negli Elenchi.
Con l’ affidamento dell’incarico, il mediatore fissa il primo incontro tra le parti non oltre quindici giorni dal deposito della domanda. Il mediatore è tenuto a comunicare alle parti la data del primo incontro con ogni mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione.
Se l’altra parte comunica un rifiuto, o comunque non perviene alcuna comunicazione entro il termine della data indicata per la mediazione, la Segreteria chiude il procedimento, dandone comunicazione alle parti.
Se l’altra parte accetta di partecipare e invia la propria adesione il mediatore provvede ad esperire la mediazione, ovvero se l’altra parte richiede lo spostamento della data della mediazione, il mediatore provvede a indicare una nuova data.
Le parti possono, in ogni caso, depositare presso la Segreteria una domanda congiunta e contestuale per l’attivazione della procedura conciliativa. Gli atti introduttivi della procedura conciliativa (domanda e accettazione) possono essere depositati utilizzando gli appositi moduli messi a disposizione dall’Organismo, oppure in carta libera, purché contengano tutte le informazioni richieste nei predetti moduli.
Le comunicazioni alle parti vengono fatte all’ultimo loro domicilio portato da queste a conoscenza dell’Organismo. Tutte le comunicazioni previste dal presente regolamento possono essere effettuate utilizzando il mezzo scritto più idoneo, che sia comunque in grado di garantire la prova dell’avvenuta ricezione da parte del destinatario. Dall'avvenuto ricevimento delle comunicazioni decorrono i vari termini previsti dal Regolamento.

L’incontro di mediazione.
Le procedure di mediazione si svolgono, salvo diverse esigenze organizzative prospettate dalle parti e valutate dal mediatore, presso la sede dell’organismo e/o quella indicata dal Responsabile.
Il primo incontro di mediazione si svolge entro 15 giorni dal deposito della domanda, salvo il diverso accordo tra le parti o le esigenze indicate al precedente articolo.
Il mediatore conduce personalmente l’incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti congiuntamente e/o separatamente. Ove sia necessario ed utile, il mediatore, d’intesa con le parti, può fissare eventuali altri incontri successivi, a breve intervallo di tempo. Le parti possono farsi assistere da un avvocato o da un altro professionista di fiducia. In ogni caso, è necessario portare a conoscenza della Segreteria, con congruo anticipo, i nominativi di chi sarà presente all’incontro, in caso siano diversi da quelli indicati nell’apposita sezione del modulo di domanda allegato al presente regolamento.
Per le spese di avvio, a valere sull’indennità complessiva, è dovuto da ciascuna parte un importo di euro 40,00 che è versato dall’istante al momento del deposito della domanda di mediazione e dalla parte chiamata alla mediazione al momento della sua adesione al procedimento.
Per le spese di mediazione è dovuto da ciascuna parte l'importo indicato nella tabella A allegata al presente regolamento.

Esito dell’incontro di mediazione.
Se è raggiunto un accordo amichevole, il mediatore forma processo verbale al quale è allegato il testo dell'accordo medesimo. Quando l'accordo non è raggiunto, il mediatore può formulare una proposta di mediazione. In ogni caso, il mediatore formula una proposta di mediazione se le parti gliene fanno concorde richiesta in qualunque momento del procedimento. Prima della formulazione della proposta, il mediatore informa le parti delle possibili conseguenze di cui all'articolo 13 del Decreto legislativo 4 marzo 2010, n.28. In caso di formulazione della proposta ai sensi dell’articolo 11 del Decreto legislativo 4 marzo 2010, n.28, la stessa può provenire da un mediatore diverso da quello che ha condotto sino ad allora la mediazione e sulla base delle sole informazioni che le parti intendono offrire al mediatore proponente. La proposta medesima può essere formulata dal mediatore anche in caso di mancata partecipazione di una o più parti al procedimento di mediazione.
La proposta di mediazione è comunicata alle parti per iscritto. Le parti fanno pervenire al mediatore, per iscritto ed entro sette giorni, l'accettazione o il rifiuto della proposta. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata. Salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento. Se è raggiunto l'accordo amichevole ovvero se tutte le parti aderiscono alla proposta del mediatore, si forma processo verbale che deve essere sottoscritto dalle parti e dal mediatore, il quale certifica l'autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere. Se con l'accordo le parti concludono uno dei contratti o compiono uno degli atti previsti dall'articolo 2643 del codice civile, per procedere alla trascrizione dello stesso la sottoscrizione del processo verbale deve essere autenticata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L'accordo raggiunto, anche a seguito della proposta, può prevedere il pagamento di una somma di denaro per ogni violazione o inosservanza degli obblighi stabiliti ovvero per il ritardo nel loro adempimento.
Se la mediazione non riesce, il mediatore forma processo verbale con l'indicazione della proposta; il verbale è sottoscritto dalle parti e dal mediatore, il quale certifica l'autografia della sottoscrizione delle parti o la loro impossibilità di sottoscrivere.
Nello stesso verbale, il mediatore dà atto della mancata partecipazione di una delle parti al procedimento di mediazione. Il processo verbale, unitamente a tutta la documentazione, è depositato presso la Segreteria. Alle parti che gliene fanno richiesta il responsabile dell’organismo rilascia il verbale di accordo di cui all’art. 11 comma 3) del D.Lgs.28/10, anche ai fini dell’istanza di omologazione del verbale stesso, che sarà a cura e della parte interessata.

Al termine del procedimento ad ognuna delle parti viene consegnata la scheda di valutazione del servizio che, compilata e sottoscritta , verrà trasmessa per via telematica al responsabile, con modalità che assicurano la certezza dell'avvenuto ricevimento.

Modulistica

CASO ISTANZA DI PARTE
.: Istanza di mediazione singola
.: Modello II per più parti istanti / convocate

CASO ISTANZA IN MATERIA ASSICURATIVA
.: Istanza di mediazione in materia assicurativa
.: Modello II per più parti istanti / convocate

CASO ISTANZA CONGIUNTA
.: Istanza di mediazione congiunta
.: Modello II per più parti istanti congiunte

.: Regolamento
.: Tabella indennità